Um guia para quem não é designer: Como fazer uma ótima apresentação

A primeira etapa da preparação é pensar no seu tópico em termos de ideias discretas e digeríveis que você possa apresentar sem sobrecarregar o público. Cada ideia é um slide separado. Portanto, o slide número 1 é a ideia número 1, o slide número 2 é a ideia 2, etc.

Faça um storyboard de sua ideia em que cada "quadro" de seu "filme" seja uma nova "cena". Isso o ajudará a organizar suas ideias visualmente, em vez de pensar que está escrevendo um livro.

PowerPoint e Keynote são os "power points" ou "keynotes", não o romance ou livro didático inteiro. Se você bater na cabeça do seu público com um documento do Word, não o conquistará.

Certifique-se de definir um objetivo claro para a apresentação. O que você quer alcançar com sua apresentação? Você sabe muito sobre o assunto? Se não, certifique-se de que você se sente confortável o suficiente para responder a perguntas sobre o assunto. É importante que você saiba muito sobre o tópico sobre o qual vai falar.

Apresentações orais bem-sucedidas e eficazes têm tudo a ver com contar histórias. É preciso incluir um início intrigante, uma piada, uma reviravolta, um desenvolvimento e uma conclusão. Leve seu público a uma jornada divertida.

Se houver uma anedota que possa ser relatada, ela será mais memorável. E não se esqueça das emoções - faça as pessoas rirem, ficarem curiosas ou tristes. As emoções movem as pessoas.

Também é bom pensar em como você pode manter a atenção do público. As pessoas se distraem facilmente, então como mantê-las concentradas? Isso pode ser feito, por exemplo, fazendo uma pergunta de vez em quando, contando uma piada no meio, usando recursos visuais agradáveis etc.

Muitos apresentadores têm medo de que, se todas as suas ideias não forem colocadas como texto na tela, o público não entenderá o que eles estão falando. Nada poderia estar mais longe da verdade! Você sabia que o cérebro humano processa imagens 60.000 vezes mais rápido do que textos?

Portanto, não tenha medo de colocar imagens grandes, até mesmo ENORMES e ousadas na tela, e pense fora da caixa ao fazer isso. Seu texto mínimo pode ser colocado em uma caixa colorida semitransparente criada no software de apresentação para que ele se destaque e seja facilmente lido, sem competir com a imagem.

Faça com que seus slides sirvam como auxílio visual. Isso nunca é demais enfatizar. Eles devem ser o pano de fundo para você e sua história, para ilustrar determinados pontos, mas não são o foco; você é.

Sua paleta de cores deve ser limitada às cores exatas da identidade de sua marca. Ou seja, se as cores de sua marca forem azul e laranja, não escolha uma cor que tenha mais ou menos a mesma aparência. Use os valores RGB precisos ou sua apresentação não parecerá representar você.

Os espectadores que não são muito sensíveis a cores podem não perceber imediatamente, mas se você mostrar a eles uma apresentação semelhante com as cores exatas, eles gostarão mais dessa sem necessariamente saber por quê. O ideal é definir o tema de cores com os valores RGB precisos, mas você também pode usar a ferramenta conta-gotas na paleta de cores para obter uma amostra das cores exatas da sua marca.

Suas ideias são um monte de palavras em sua cabeça que devem permanecer em sua cabeça! Ninguém quer ser lido em uma tela. Sua paixão por suas ideias deve ser comunicada principalmente verbalmente, com o mínimo de texto nos slides.

Se quiser ter um guia do que está dizendo em cada slide, você pode colocá-lo nas Notas do apresentador. Mesmo assim, saiba o que está dizendo, faça contato visual e seja compreensível e humano. Embora não seja tão ruim quanto ler na tela, ler mecanicamente um roteiro com os olhos fixos em uma página em um púlpito ainda não é tão envolvente. As Notas do apresentador devem ser usadas mais como uma referência para manter sua posição.

A preparação é fundamental. Não se preparar é se preparar para fracassar, como dizem. Mesmo que você não se lembre de tudo, o fato de se sentir preparado lhe dá confiança para subir no palco ou entrar na Internet para apresentar ao seu público.

Dito isso, não se preocupe se você sair do caminho ou esquecer algo. É importante improvisar e seguir o fluxo; a preparação serve para lhe dar uma base que o ajudará a se sentir mais confiante quando o nervosismo aumentar!

Além disso, vista algo que o faça se sentir bem! Não precisa ser visível - pode até ser um perfume, por exemplo. Mas algo que faça você se sentir a versão mais confiante de si mesmo!

Transforme toda a sua apresentação em um monte de palavras-chave espalhadas em cada slide. Dessa forma, você aumenta as chances de não se esquecer de coisas importantes durante o discurso.

A maioria das pessoas fica pelo menos um pouco nervosa quando fala em público, portanto, seria bom ter algo que possa ajudá-lo caso você tropece nas palavras e precise desesperadamente de uma recuperação rápida. E se você tiver as principais palavras-chave do tópico diretamente em seus slides, nem precisará de uma folha de dicas!

E se algumas de suas ideias forem bastante abstratas e não se prestarem imediatamente a uma imagem? Então, encontre uma imagem com uma conexão abstrata para usar em seu slide. E não fique quebrando a cabeça para descobrir isso. Faça uma pesquisa de imagens no Google.

Aqui está um exemplo real de uma apresentação que preparei para um cliente. O título de um de seus slides era "reconhecimento de padrões na análise de dados farmacocinéticos". Um conceito que precisava ser explicado em termos leigos. Você quer entreter seu público e mantê-lo envolvido com uma imagem que não seja um gráfico de linhas arcanas com números minúsculos que ninguém consegue ler. Encontrei uma imagem de meninos gêmeos idênticos de cabelos ruivos e sardas apontando um para o outro e rindo. Coloquei apenas essa imagem e o título na tela. Essa foi uma excelente solução para explicar um conceito abstrato de uma forma divertida. O público foi mais receptivo ao ouvir uma lista de métricas extensas porque estava visualmente entretido.

O palestrante informou ao público que essas métricas seriam fornecidas impressas no final. Quando o público ouve a paixão do apresentador pelo assunto e se diverte com uma imagem, ele se envolve. Novamente, grandes volumes de texto e gráficos enfadonhos farão seu público dormir.

Seus títulos devem estar no registro exato de slide para slide. Defina as coordenadas exatas em seu slide mestre e não mova a posição dos títulos para cima ou para baixo ou para a esquerda ou direita para acomodar o conteúdo. Em vez disso, regule o conteúdo de modo que ele se encaixe nos títulos.

Pode parecer bom quando você está concentrado em um slide. Mas quando você assistir à apresentação, se os títulos estiverem se movendo de um slide para outro, sua apresentação parecerá desarticulada e pouco profissional. Sua mensagem principal poderá ser diluída pelas distrações.

Além disso, preste atenção às margens - o espaço na parte superior e inferior e à esquerda e à direita de cada slide. Mantenha uma quantidade uniforme de espaço em branco em todos os quatro lados para obter uma aparência uniforme. Desenhe guias de modo a manter, por exemplo, 0,5" de espaço livre na parte superior, inferior, esquerda e direita, para que todo o conteúdo caiba nesse espaço e não ultrapasse essas bordas.

Quando terminar o roteiro e tiver algumas ideias de recursos visuais para acompanhar a história, também é importante pensar na aparência geral da apresentação. Os softwares de apresentação atuais nos permitem criar layouts muito mais atraentes e impressionantes do que aqueles antiquados que costumam vir à mente quando alguém diz a palavra "Apresentação".

Dê uma aparência mais profissional criando uma espécie de modelo básico que possa ser facilmente editado para que o conjunto de slides final tenha uma aparência unificada e refinada. E não tenha medo de brincar com seu design - use cores diferentes, experimente fontes fora do padrão, experimente modelos criativos, adicione gráficos e gráficos informativos, etc.

Eu adoro o Google Slides, minha equipe usa o Canva ou um software de design profissional. O mais importante em relação às ferramentas é o próprio artista ;) Se o apresentador não tiver habilidades de design, contrate um profissional!

O Apple Keynote é preferido pelos designers gráficos somente porque é um software exclusivo para Mac e a maioria dos designers gráficos para impressão e Web usa Macs. O PowerPoint, especialmente nos dias anteriores à elevação do nível do design de apresentações, era considerado apenas um nível acima do processamento de texto e uma província de administradores, não de designers. Mas já vi apresentações terríveis criadas no Apple Keynote e apresentações incríveis criadas no PowerPoint. Portanto, não se trata realmente do software que você usa, mas de como você o usa.

Há vários cenários - além dos bastante óbvios, como falta de experiência em design e pouco tempo disponível - em que pode ser necessário contratar um designer de apresentações profissional em vez de criar um conjunto de slides por conta própria.

1. Apresentação de alto risco: Se estiver fazendo uma apresentação para uma reunião de negócios importante, uma conferência de alto nível ou um lançamento de startup para captação de recursos do qual depende a sobrevivência da sua empresa, é essencial causar uma ótima impressão. Um designer de apresentações profissional pode ajudá-lo a criar uma apresentação visualmente impressionante e polida que o ajudará a se destacar.

2. Apresentação em grande escala: Se estiver criando uma apresentação com muitos dados para um grande público, como um webinar ou uma conferência, é importante ter uma apresentação envolvente e fácil de acompanhar. Fazer com que coisas difíceis pareçam simples é algo com que os designers profissionais podem ajudá-lo para que seu conjunto de slides seja visualmente atraente e fácil de entender.

O melhor de um designer de apresentações VERDADEIRAMENTE profissional é que ele não será apenas criativo, mas também tecnicamente qualificado. Ele pode criar para você um modelo facilmente reutilizável, no qual não é necessário reinventar a roda para que os formatos criativos funcionem para você. Tudo o que você precisa fazer é inserir seu conteúdo em espaços reservados para texto ou clicar em um espaço reservado para imagem para trocar as novas imagens desejadas relevantes para diferentes apresentações.

1. Não comece a se vender falando apenas sobre eu, eu, eu.

2. Lembre-se de que a voz monótona e o estilo de apresentação pouco envolvente fazem o público dormir.

3. Aprenda a ir direto ao ponto rapidamente. Hoje em dia, as pessoas têm períodos curtos de atenção!

1. Não coloque a maior parte do seu texto na tela. Deixe isso para as Notas do Apresentador e para o Leave-Behind Deck.

2. Se você for usar imagens (e você deve), não use imagens de baixa qualidade ou imagens que se desfaçam quando ampliadas. Certifique-se de que elas sejam grandes e de alta resolução. O Unsplash é um ótimo recurso para imagens de alta resolução, gratuitas e livres de royalties. Obviamente, se você ou sua empresa tiver acesso a um banco de imagens com assinatura paga, como o Getty Images, use-o. Se você precisar usar o Google Images, certifique-se de filtrar por imagens "grandes". E, mesmo assim, certifique-se de que elas pareçam de alta resolução.

3. Não tenha medo de usar mais slides. Mais é menos. Com isso, quero dizer que uma apresentação com 10 slides impossivelmente densos é, na verdade, mais longa do que uma apresentação com 15 slides em que alguns dos slides com mais informações são expandidos para dois slides. Se você gastar o dobro do tempo em um slide denso do que gastaria em dois slides em que o conteúdo é dividido, na verdade você prenderá a atenção do público por mais tempo. Se eu vir um slide com muito conteúdo, fico com dor de cabeça e minha atenção se desvia.

1. Comece seu discurso com uma pergunta instigante: Deve ser algo relacionado ao seu tópico. Isso pode chamar a atenção do público imediatamente e fazer com que ele se interesse pelo que você tem a dizer. Para uma apresentação sobre mídia social, você poderia pensar em algo assim: Mais de 200 milhões de empresas estão presentes no Facebook, e mais de 10 milhões de anunciantes ativos usam o Facebook para promover seus produtos e serviços.

2. Use imagens em vez de texto: Em vez de encher sua apresentação de slides com marcadores e texto, tente usar imagens e recursos visuais para transmitir sua mensagem.

3. Você pode incorporar elementos interativos: Em vez de ficar falando com o público de forma enfadonha, tente incorporar elementos interativos em sua apresentação. Por exemplo, você pode pedir ao público que participe de uma enquete rápida ou de um questionário relacionado ao seu tópico, ou pode pedir que trabalhem em duplas ou pequenos grupos para discutir uma pergunta ou um prompt.